Amélioration de la classification et gouvernance des contenus, et de la Protection contre la perte de données avec les libellés Google Drive
Quoi de neuf ?
Plus tôt cette année, Google a annoncé le lancement d'une bêta pour trois fonctionnalités qui aident à catégoriser les contenus et à renforcer leur protection à grande échelle. Les libellés Drive sont désormais disponibles pour tous. La classification automatique avec la protection contre la perte de données de Workspace ainsi que les restrictions de partage basées sur les libellés le seront dans les prochaines semaines. Consultez régulièrement le blog Workspace pour vous tenir informé.
Libellés Drive : la fonctionnalité de métadonnées Drive annoncée a été renommée et modifiée pour permettre aux administrateurs de configurer des libellés personnalisés (anciennement "métadonnées") pour un domaine. Les utilisateurs pourront dès lors appliquer ces libellés aux fichiers dans Drive, ce qui contribuera à garantir que ces fichiers soient correctement traités. Cette fonctionnalité est désormais disponible pour tous.
Classification automatique avec la Protection contre la perte de données de Workspace : la classification automatique aide les organisations à ajouter automatiquement des libellés Drive à du contenu selon des règles définies par l'administrateur et des détecteurs de contenu prédéfinis.
Elle facilite l'utilisation systématique des libellés, réduisant ainsi le risque d'erreurs liées à la classification manuelle. Elle permet donc également de ne pas laisser de contenus sans libellé.
Les administrateurs peuvent offrir plus de flexibilité à leur organisation en autorisant les utilisateurs finaux à modifier les libellés appliqués par la Protection contre la perte de données. Ils peuvent, pour chaque règle de cette protection, ajuster la marge de manœuvre des utilisateurs par rapport aux règles qu'ils ont définies, en fonction des cas d'utilisation.
Restrictions de partage basées sur les libellés avec intégration de la Protection contre la perte de données de Workspace : les administrateurs peuvent configurer des restrictions de partage à appliquer à tous les fichiers possédant le même libellé. Par exemple, les administrateurs en charge de la Protection contre la perte de données peuvent configurer une règle pour qu'un avertissement s'affiche chaque fois qu'un utilisateur tente de partager un fichier libellé comme "Interne". Ils peuvent en définir une autre qui empêche les fichiers "Top secret" d'être partagés avec des utilisateurs externes, ou téléchargés et imprimés.
Les administrateurs peuvent définir des libellés personnalisés pour leur organisation
Les utilisateurs peuvent ajouter des libellés aux fichiers Drive (s'ils y sont autorisés par l'administrateur) ou bénéficier de la classification automatique
Quels avantages ?
Toute politique solide de gouvernance des informations doit comprendre un traitement particulier des données sensibles. Cela implique d'abord d'ajouter des libellés aux fichiers susceptibles de renfermer une propriété intellectuelle sensible, ou de contenir des informations personnelles ou des données soumises à des réglementations spéciales de conformité, par exemple. Ces libellés permettent également aux administrateurs d'empêcher que les fichiers classifiés via l'intégration avec la Protection contre la perte de données ne soient partagés avec des utilisateurs externes, téléchargés et imprimés. Enfin, ils peuvent être utilisés pour indiquer le nom d'un service, le type ou l'état d'un document, et toute autre précision qui aide à découvrir du contenu lors d'une recherche avancée.
Utilisés avec la classification automatique, les libellés de Drive peuvent être ajoutés automatiquement selon les règles de Protection contre la perte de données définies par l'administrateur et des détecteurs de contenu prédéfinis. La classification automatique permet d'intensifier les efforts de classification et de protection des données en réduisant la charge administrative et les erreurs potentielles liées aux libellés manuels.
Informations supplémentaires
Une fois que les administrateurs ont activé la fonctionnalité et publié les libellés, les utilisateurs autorisés à appliquer un libellé donné peuvent l'attribuer à des fichiers dans Drive. Pour ce faire, ils doivent se rendre dans le menu contextuel de Drive et cliquer sur le volet Détails, ou choisir l'option Libellés dans le menu Fichier de Google Docs, Sheets ou Slides. Grâce à la fonctionnalité de recherche avancée de Drive, les utilisateurs peuvent effectuer une recherche dans tous les fichiers portant un libellé donné auxquels ils ont accès.
Chaque entreprise peut définir un "libellé avec badge", sous la forme d'un rectangle coloré clairement visible dans Google Docs, Sheets et Slides, afin de rappeler visuellement aux utilisateurs de traiter certains fichiers avec une attention particulière. Les administrateurs peuvent également utiliser des libellés standards visuellement plus discrets pour signaler des documents contenant des informations importantes et appliquer des règles.
Les administrateurs peuvent définir des règles de protection contre la perte de données pour des fichiers portant un libellé spécifique
Comment profiter de ces fonctionnalités ?
Administrateurs : ces fonctionnalités sont désactivées par défaut et peuvent être activées au niveau du domaine. Le contrôle des accès à chaque libellé peut être géré au niveau des groupes. Consultez le centre d'aide pour savoir comment gérer les libellés Drive et ajouter des libellés aux fichiers.
Utilisateurs finaux : il n'existe pas de paramètre destiné aux utilisateurs finaux pour ces fonctionnalités. Consultez le centre d'aide pour en savoir plus sur les libellés.
Qui peut en bénéficier ?
Libellés Drive
Disponibles pour les clients Google Workspace Essentials, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Standard, Education Plus et Nonprofits.
Non disponibles dans les éditions Google Workspace Business Starter, Education Fundamentals et Frontline, ni pour les clients G Suite Basic et Business.
Source : Google Worksapce Update